Prin Decizia nr. 162/2026 privind aprobarea procedurilor de notificare a prestatorilor de servicii de încredere necalificate, de acordare a statutului de prestator de servicii de încredere calificate, de înscriere și radiere a prestatorilor de servicii de încredere necalificate și a prestatorilor de servicii de încredere calificate din Lista sigură și de supraveghere, suspendare, retragere și luare a măsurilor pentru prestatorii de servicii de încredere calificate și necalificate și stabilirea tarifelor aferente în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE, publicată în Monitorul Oficial nr. 246 din 30 martie 2026, se introduc proceduri actualizate și tarife pentru reglementarea serviciilor de încredere electronice în România, esențiale pentru validitatea juridică a tranzacțiilor digitale.
Ce prevede
Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR) a stabilit un cadru procedural detaliat pentru gestionarea prestatorilor de servicii de încredere. Aceste proceduri acoperă întregul ciclu de viață al unui prestator, de la notificarea inițială a serviciilor necalificate, până la obținerea și menținerea statutului de prestator calificat. Statutul de „calificat” este crucial, deoarece conferă o recunoaștere legală superioară serviciilor oferite, cum ar fi semnăturile electronice calificate sau sigiliile electronice calificate, indispensabile în relațiile de business și cu autoritățile.
Decizia reglementează, de asemenea, modul în care prestatorii sunt înscriși și radiați din „Lista sigură” (Trusted List), o bază de date esențială la nivel european care asigură interoperabilitatea și recunoașterea transfrontalieră a serviciilor de încredere. Sunt definite clar și mecanismele de supraveghere continuă, suspendare sau retragere a statutului, menite să asigure un nivel constant de securitate și conformitate pe piața serviciilor digitale.
Un aspect de interes major pentru companii este introducerea procedurii de acordare și retragere a avizului tehnic pentru sistemele electronice de arhivare. Aceasta este o cerință fundamentală pentru entitățile care doresc să-și digitalizeze complet procesele de păstrare a documentelor cu valoare legală, asigurând că arhivele electronice respectă standardele necesare pentru a fi recunoscute în instanță sau în fața autorităților.
Pentru activitățile de evaluare și supraveghere, au fost stabilite tarife fixe. Astfel, evaluarea documentației și supravegherea unui serviciu de încredere (fie el calificat sau necalificat) implică un cost de 2.500 lei (TVA inclus) per serviciu. Un tarif identic, de 2.500 lei (TVA inclus), se aplică și pentru evaluarea documentației necesare obținerii avizului pentru un sistem electronic de arhivare. Aceste costuri trebuie integrate în bugetele de conformitate ale companiilor vizate.
Cui se aplică
Prezenta decizie se aplică în mod direct companiilor care activează ca prestatori de servicii de încredere electronice, incluzând, dar fără a se limita la, furnizorii de semnături electronice, sigilii electronice, mărci temporale, servicii de distribuție electronică înregistrată și servicii de arhivare electronică. De asemenea, vizează orice companie care utilizează sau intenționează să utilizeze astfel de servicii pentru operațiunile sale interne sau externe (ex: semnarea electronică a contractelor, facturilor, comunicărilor oficiale) și care depinde de validitatea legală a acestora. Un segment important este cel al entităților care gestionează sisteme proprii de arhivare electronică și necesită recunoaștere legală pentru documentele păstrate digital.
Care sunt sancțiunile
Deși decizia nu impune amenzi directe, nerespectarea procedurilor și cerințelor stabilite poate duce la consecințe comerciale și legale severe pentru prestatorii de servicii de încredere. Acestea includ suspendarea sau retragerea statutului de prestator calificat, radierea din Lista sigură, ceea ce echivalează cu pierderea capacității de a oferi servicii cu valoare legală recunoscută. Pentru companiile care utilizează aceste servicii, colaborarea cu un prestator neconform sau necalificat poate invalida tranzacțiile digitale și documentele arhivate, generând riscuri juridice și operaționale semnificative.
Ce trebuie să faci
- Actualizează documentația conform noilor cerințe și transmite-o Autorității pentru Digitalizarea României în termen de 12 luni de la publicarea deciziei, dacă ești un prestator de servicii de încredere calificat existent.
- Parcurge noile proceduri de notificare sau de obținere a statutului de prestator calificat, asigurându-te că îndeplinești toate cerințele tehnice și de conformitate, dacă ești un prestator nou sau dorești să obții calificarea.
- Verifică statutul de conformitate al prestatorilor tăi actuali de servicii de încredere și asigură-te că aceștia respectă noile reglementări pentru a menține validitatea legală a operațiunilor tale.
- Evaluează sistemele interne de arhivare electronică și inițiază procesul de obținere a avizului tehnic de la ADR, dacă este cazul, pentru a asigura validitatea legală a arhivelor digitale.
- Bugetează costurile aferente tarifelor de evaluare și supraveghere, dacă ești un prestator sau intenționezi să devii.
- Asigură-te că personalul relevant (juridic, IT, operațional) este informat cu privire la noile proceduri și implicații pentru a gestiona eficient riscurile și oportunitățile.
Publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 246 din 30 martie 2026.
Notă: Prezentul material are un caracter strict informativ și nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau de afaceri. Deoarece interpretarea și aplicarea dispozițiilor legale pot varia semnificativ în funcție de circumstanțele specifice fiecărei entități, vă recomandăm să solicitați asistență juridică de specialitate înainte de a adopta orice decizii operaționale bazate pe aceste modificări.