Noi obligații de înregistrare pentru cazare: Ce aduce Ordinul 381/2026

Prin Ordinul președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 381/2026 pentru aprobarea modelului, conținutului și modalității de gestionare a formularului „Fișa de ocupare a capacității de cazare”, publicat în Monitorul Oficial nr. 250 din 31 martie 2026, se introduc noi reguli privind evidența persoanelor cazate pentru contribuabilii din sectorul turistic și al închirierilor pe termen scurt.

Ce prevede

Actul normativ aprobă un nou model de formular, denumit „Fișa de ocupare a capacității de cazare”, care devine obligatoriu pentru toți contribuabilii ce obțin venituri din servicii de cazare sau din închirierea pe termen scurt a camerelor. Acest formular înlocuiește vechea „Fișă a capacității de cazare” și are scopul de a standardiza și detalia modul în care operatorii economici și proprietarii de imobile înregistrează datele de identificare ale persoanelor cazate și perioadele de ocupare.

Noul formular impune colectarea unor informații specifice pentru fiecare persoană cazată și pentru fiecare cameră sau spațiu închiriat. Pe lângă numele și prenumele oaspeților, este obligatorie înregistrarea codului numeric personal (CNP) sau, în lipsa acestuia, seria și numărul documentului de identitate (carte de identitate, pașaport). De asemenea, trebuie consemnate cu exactitate prima și ultima zi de închiriere sau de punere la dispoziție a spațiului. Este important de reținut că o fracție de zi de cazare se consideră o zi întreagă.

Formularul trebuie completat pentru fiecare cameră sau spațiu amenajat în scopul înnoptării și se utilizează începând cu anul 2026. Acesta poate fi editat și completat cu ajutorul echipamentelor informatice, dar trebuie păstrat de către contribuabil într-un singur exemplar. Prin acest ordin, se abrogă Ordinul președintelui ANAF nr. 398/2021, ceea ce impune o tranziție către noul model de evidență.

Cui se aplică

Noile prevederi se aplică unei game largi de entități și persoane fizice care realizează venituri din activități de cazare, incluzând:

Operatorii economici care prestează servicii de cazare (hoteluri, pensiuni, hosteluri, moteluri, vile turistice etc.).
Persoanele fizice autorizate (PFA) sau întreprinderile individuale care oferă servicii de cazare.
Proprietarii de locuințe care închiriază pe termen scurt camere situate în proprietate personală, indiferent dacă este vorba de 1-7 camere sau de peste 7 camere. Aceasta include și persoanele care operează prin platforme online de tip Airbnb sau Booking.com.

Ce trebuie să faci

Familiarizează-te cu noul model de formular „Fișa de ocupare a capacității de cazare” și instrucțiunile detaliate de completare.
Actualizează procedurile interne de check-in și înregistrare a oaspeților pentru a include colectarea datelor solicitate (nume, CNP/serie și număr act de identitate, perioade de cazare).
Asigură-te că sistemele informatice utilizate pentru gestionarea rezervărilor și a clienților pot genera sau integra informațiile necesare în formatul cerut.
Instruiește personalul responsabil cu primirea și înregistrarea clienților cu privire la noile obligații și la modul corect de completare a fișei.
Implementează un sistem de completare a unei fișe distincte pentru fiecare cameră sau spațiu închiriat, pentru fiecare perioadă de ocupare.
Stabilește o metodologie clară pentru păstrarea fișelor completate, asigurând accesibilitatea acestora pentru eventuale controale fiscale.
Revizuiește contractele de închiriere pe termen scurt sau termenii și condițiile de cazare pentru a reflecta necesitatea colectării acestor date de la clienți.

Publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 250 din 31 martie 2026.

Notă: Prezentul material are un caracter strict informativ și nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau de afaceri. Deoarece interpretarea și aplicarea dispozițiilor legale pot varia semnificativ în funcție de circumstanțele specifice fiecărei entități, vă recomandăm să solicitați asistență juridică de specialitate înainte de a adopta orice decizii operaționale bazate pe aceste modificări.